ГИД ПО ВНУТРЕННИМ КОММУНИКАЦИЯМ КОМПАНИИ ЦИТРУС

Мы собрали основные векторы наших внутренних коммуникаций, что бы легко и непринужденно использовать их в своей работе(також читай цей гід солов’їною)

  • Устное общение в компании

    ● Имя – наша главная идентификация. Мы называем друг друга по имени. Отчество – это хорошо, но мы за простоту в общении. Обращение на «ты» или «Вы» к собеседнику каждый выбирает сам● Приветствие – неотъемлемая часть утра, любой встречи в коридоре, встречи за чашкой кофе или официального собрания. Все люди, которые перемещаются по офису – априори «наши люди» и мы приветствуем их, даже если ещё не знакомы лично● Общаясь с коллегами на официальных встречах или обедая вместе, мы соблюдаем главное правило – уважение к собеседнику. Мы не переходим на личности и не позволяем себе повышать тон или использовать нецензурную лексику● Сложные рабочие вопросы, в которых не пришли к согласию, не переводим в конфликты● Руководители любого звена пользуются золотым правилом «хвалить при всех, ругать при закрытой двери». Это дает каждому из нас уверенность, что любые рабочие недопонимания будут решены справедливо, без привлечения третьих лиц● Заходя в кабинет коллег, мы обязательно стучим и спрашиваем удобно ли сейчас пообщаться. Когда звоним по телефону мы также всегда спрашиваем удобно ли сейчас разговаривать● Если мы не можем ответить на телефонный звонок – пишем об этом в смс или телеграмм, а освободившись всегда перезваниваем. Мы всегда предупреждаем собеседника, если переводим телефон на громкую связь● Каждый из нас уважает время и личное пространство коллег. Мы не решаем вопросы в коридоре, увидев проходящего мимо сотрудника, а также не отвлекаем в обед и перерыв

  • Каналы получения информации

    ● Почтовый агент Зимбра, мессенджер Телеграмм и Битрикс24 – наши основные каналы для внутреннего общения в компании и получения информации● Зимбру мы используем для официальной переписки. Подробнее далее в п.4● Внутри каждого департамента/отдела/подразделения есть чаты для «оперативного получения информации». Мы подключаем к ним всех новых коллег, чтобы быть в одном информационном поле● Также чаты создаются под определённые проекты для объединения сотрудников одного или разных подразделений● Когда мы создаем любые рабочие чаты мы добавляем в них Citrus admin● У нас есть телеграмм канал CITRUS для получения всех самых важных новостей по компании. Здесь мы пишем о том, чем живет Цитрус. Это информация о проектах, мероприятиях, вакансиях, конкурсах и прочих инициативах● Еженедельный Дайджест – хитрый документ, который приятно почитать в пятницу вечером. Узнать о свежих новостях компании, прочесть интервью с коллегами, узнать о новых сотрудниках и документах, почитать кто уходит в отпуск, а также много другой полезной и интересной информации. И что самое главное – каждый может подать свою архи важную или просто интересную информацию в Дайджест● Офис и розница также коммуницируют между собой через Информационные письма, которые ежедневно готовит куратор Розницы● Битрикс24 – наша внутренняя «соц. сеть». Там хранятся анкеты каждого сотрудника, поэтому мы внимательно заполняем все данные и добавляем актуальное фото.● Постановка задач через руководителя, поэтому мы делаем это в Битрикс или в почте, с копией на руководителя. В телеграмм мы можем обсуждать нюансы той или иной задачи, но постановка и официальная переписка по ней только Битрикс или почта● Битрикс24 это наша база данных документов (Положения, распоряжения, шаблоны, и много другого) а также программа в которой мы заводим заявки на отпуск, удаленку, отгулы и проч.

  • Формат письменного общения в компании

    ● Единственным официальным почтовым агентом нашей компании для переписки является Зимбра● Каждый сотрудник устанавливает автоматическую подпись в письмах, которая содержит имя и фамилию, должность, рабочий телефон, лого компании● В каждом письме мы указываем тему, а также приветствие адресату● Наша переписка — это всегда грамотная речь, культурные выражения. Мы не используем CapsLock в переписке для передачи эмоций.● Citrus info – с этого почтового ящика мы получаем всю официальную информацию касающуюся всей компании или определённых групп сотрудников. Каждый сотрудник может написать письмо старшему секретарю с просьбой сделать инфо-рассылку, указав при этом группу получателей, текст письма и от кого подписать письмо● Любые документы компании мы также пересылаем через почту● Если в переписке присутствуют несколько адресатов (как основные получатели или в копии) в ответном письме мы всегда отвечаем всем. Если кого-то из адресатов добавили на определённом этапе переписки, мы продолжаем отвечать всем● В большинстве случаев при решении вопросов касающихся разных подразделений линейные сотрудники ставят в копию своего непосредственного руководителя и/или директора своего департамента● Если мы получили письмо в Зимбру, мы отвечаем в зимбру, что бы не терять цепочку переписки (и не используем при этом мессенджеры)● Мы отвечаем на все письма наших коллег в течении одного-двух дней. Если для ответа требуется больше времени, мы пишем об этом в ответном письме и указываем приблизительную дату основного ответа● Все встречи компании онлайн и оффлайн назначаются через Зимбру. Подробнее в п.5● Когда мы впервые пишем коллеге со своего телеграмм, мы представляемся, назвав свое имя и только после этого должность, департамент, ТТ и проч. Даже если у нас указано имя в учётке телеграмм нас не затрудняет представится в начале переписки. И обратите внимание, номер телефона в телеграмм должен быть открыт (чтобы им можно было делиться). А также пишем свое реальное имя и фамилию – полностью без сокращений.

  • Встречи, совещания, собрания

    ● Коммуникации по любому рабочему вопросу, которые длятся более 15 минут – это рабочие встречи. На них следует приглашать коллег заблаговременно● В календаре почтового агента Зимбра назначаются встречи для групп сотрудников. Мы относимся с уважением к коллегам, назначившим встречу и в течении дня после получения запроса на встречу отвечаем на неё (подтвердив, опровергнув или поставив другой статус)● Назначая встречу, мы указываем тему, место встречи и в «теле письма» кратко излагаем вопросы, которые будут рассмотрены (адженда). После окончания встречи инициатор отправляет письмо всем присутствующим с кратким резюме (саммери) встречи● Если для встречи необходима переговорка или конференц.зал мы пишем запрос старшему секретарю для их бронирования

  • Оповещение сотрудников об отпуске

    ● Уходя в отпуск, мы согласовываем его с непосредственным руководителем и заводим в Битрикс24 для подтверждения● Для того что бы рабочий процесс проходил в обычном режиме часть своих обязанностей делегируем коллегам согласовав с руководителем● В Зимбре устанавливаем автоответ об отпуске● Что бы в отпуске нас не беспокоили ставим на рабочий телеграмм аватарку отпуск, а также пишем в телеграмм старшему секретарю коротенький текст для дальнейшей публикации в Дайджест. Указываем свое имя и фамилию, период отпуска. Если есть тот, кто заменяет – пишем его имя и фамилию● Мы уважаем право каждого на отпуск и стараемся всячески не беспокоить коллегу

  • Заключительные положения

    ● Уважая себя, мы уважаем окружающих и наоборот● Простота и легкость в общении помогает нам быть яркими, непохожими на других и при этом чувствовать себя на высоте● При возникновении любых вопросов мы задаем их напрямую, а не собираем домыслы в кулуарах