ГІД ВНУТРІШНІХ КОМУНІКАЦІЙ КОМПАНІЇ ЦИТРУС

Ми зібрали основні вектори наших внутрішніх комунікацій, щоб легко і невимушено використовувати їх у своїй роботі(наш гид есть в русском варианте)

  • Усне спілкування в компанії

    ● Ім'я - наша головна ідентифікація. Ми називаємо один одного по імені. По батькові - це чудово, але ми за простоту в спілкуванні. Звернення на «ти» чи «Ви» до співрозмовника кожен обирає сам● Привітання - невід'ємна частина ранку, будь-якої зустрічі в коридорі, зустрічі за чашкою кави або офіційних зборів. Всі люди, що - апріорі «наші люди» і ми вітаємо їх, навіть якщо ще не знайомі особисто. Якщо ще й посміхаємося, то це просто яскраво)● Спілкуючись з колегами на офіційних зустрічах або обідаючи разом, ми дотримуємося головного - поваги до співрозмовника. Ми не переходимо на особистості і не дозволяємо собі підвищувати тон або використовувати нецензурну лексику● Складні робочі питання, в яких не дійшли згоди, ми не переводимо в конфлікти● Керівники будь-якої ланки користуються золотим правилом «хвалити при всіх, повчати наодинці». Це дає кожному з нас впевненість, що будь-які робочі непорозуміння будуть вирішені справедливо, без залучення третіх осіб● Заходячи до кабінету колег, ми обов'язково стукаємо і запитуємо чи зручно зараз спілкуватися. Коли телефонуємо ми також завжди запитуємо чи зручно наразі розмовляти● Якщо ми не можемо відповісти на телефонний дзвінок - пишемо про це в смс або телеграм, а звільнившись завжди телефонуємо. Ми завжди попереджаємо співрозмовника, якщо переводимо телефон на гучномовець● Кожен з нас поважає час і особистий простір колег. Ми не вирішуємо робочі питання зустрівши колегу в коридорі, а також не заважаємо в обід і під час перерви

  • Канали отримання інформації

    ● Поштовий агент Зімбра, месенджер Телеграм і Бітрікс24 - наші основні канали для внутрішнього спілкування в компанії і отримання інформації● Зімбру ми використовуємо для офіційного листування. Детальніше далі в п.4
    Кожен департамент/відділ/підрозділ має чати для «оперативного отримання інформації». Ми підключаємо до них всіх нових колег, щоб бути в одному інформаційному полі    ● Також чати створюються під певні проекти для об'єднання співробітників одного або різних підрозділів● Коли ми створюємо будь-які робочі чати ми додаємо до них контакт - Citrus admin● У нас є телеграм канал CITRUS для отримання всіх найважливіших новин по компанії. Тут ми пишемо про те, чим живе Цитрус. Це інформація про проекти, корпоративні заходи, вакансії, конкурси та інші ініціативи● Щотижневий Дайджест - цікавий документ, який приємно почитати в п'ятницю ввечері. Дізнатися про свіжі новини компанії, прочитати інтерв'ю з колегами, дізнатися про нових співробітників і нові документи, дізнатись хто йде у відпустку, а також багато іншої корисної та цікавої інформації. І що найголовніше - кожен може подати свою мега важливу або просто цікаву інформацію до Дайджесту● Офіс і мережа магазинів компанії також комунікують між собою через Інформаційні листи, які щодня готує куратор роздрібної мережі● Бітрікс24 - наша внутрішня «соц. мережа». Там зберігаються анкети кожного співробітника, тому ми уважно заповнюємо всі дані і додаємо актуальне фото● Постановка задач відбувається через керівника, тому ми робимо це в Бітрікс або в пошті, з копією на керівника. У телеграм ми можемо обговорювати нюанси того чи іншого завдання, але постановка і офіційне листування по ній виключно Бітрікс або Зімбра● Бітрікс24 це наша база даних документів (Положення, розпорядження, шаблони, і багато іншого) а також програма в якій ми заводимо заявки на відпустку, віддалену роботу і відгули.

  • Формат письмового спілкування в компанії

    ● Єдиним офіційним поштовим агентом нашої компанії для листування є Зімбра● Кожен співробітник встановлює автоматичний підпис в листах, який містить ім'я і прізвище, посаду, робочий телефон, лого компаніїУ кожному листі ми вказуємо тему, а також вітання адресату● Наше листування - це завжди грамотна мова, культурні вислови. Ми не використовуємо CapsLock в листуванні для передачі емоцій та безліч знаків оклику● Citrus info - поштова скринька з якої ми отримуємо офіційну інформацію щодо всієї компанії або певних груп співробітників. Кожен співробітник може написати лист старшому секретарю з проханням зробити інфо-розсилку, вказавши при цьому групу одержувачів, текст листа і від кого підписати лист● Будь-які документи компанії ми також пересилаємо через пошту● Якщо в листуванні присутні кілька адресатів (як основні одержувачі або в копії) в листі ми завжди відповідаємо всім. Якщо когось із адресатів додали на певному етапі листування, ми продовжуємо відповідати всім● У більшості випадків при вирішенні питань, що стосуються різних підрозділів лінійні співробітники ставлять в копію свого безпосереднього керівника та/або директора свого департаменту● Якщо ми отримали лист в Зімбру, ми відповідаємо в Зімбру, щоб не втрачати ланцюг листування (і не використовуємо при цьому месенджери)● Ми відповідаємо на всі листи наших колег протягом одного-двох днів. Якщо для відповіді потрібно більше часу, ми пишемо про це в листі і вказуємо приблизну дату відповіді Всі зустрічі компанії онлайн і оффлайн призначаються через Зімбру. Детальніше в п.5● Коли ми пишемо колезі вперше зі свого телеграм аккаунту, ми представляємося, назвавши своє ім'я, посаду, департамент, ТТ тощо. Навіть, якщо у нас вказано ім'я в телеграм – не проблема назватися на початку розмови. Також зверніть увагу, що номер телефону в телеграм має бути відкритий (щоб ним можна було ділитись). А також пишемо своє реальне ім'я та прізвище - повністю без скорочень.

  • Регламент по таймінгу відповідей у каналах комунікації 

    ● Відповідь на пропущенний телефонний дзвінок або телеграм - у межах однієї години● Відповідь на електронний лист - 1 робочий день. Якщо для відповіді потрібно більше часу, ми пишемо про це в листі і вказуємо приблизну дату відповіді● Відповідь на запит в телеграм - 3 години ● Підпис СЗ або ЦД (заявки) у 1С - 1 роб. день
    Якщо у співробітника не робочий день, відпустка, вихідний за власний рахунок, тощо - про це пишемо в пошті (автоматична відповідь) та ставимо інфо на аватарку в телеграм. Тоді колеги не чекатимуть на швидку відповідь по регламенту.У разі системних порушень Компанія буде змушена приміняти непопопулярні методи впливу

  • Зустрічі, наради, збори

    ● Комунікації з будь-якого робочого питання, які тривають більше 15 хвилин - це робочі зустрічі. На них слід запрошувати колег завчасно● У календарі поштового агенту Зімбра призначаються зустрічі для груп співробітників. Ми ставимося з повагою до колег, що призначив зустріч і протягом дня після отримання запиту на зустріч відповідаємо на неї (підтвердивши, спростувавши або поставивши інший статус)● Призначаючи зустріч, ми вказуємо тему, місце зустрічі та в «тілі листа» коротко викладаємо питання, які будуть розглянуті (адженда). Після закінчення зустрічі ініціатор відправляє лист на всіх присутніх з коротким резюме (саммері) зустрічі● Якщо для зустрічі необхідна кімната для переговорів або конференц-зал ми пишемо запит старшому секретарю для їх бронювання

  • Оповіщення співробітників про відпустку

    ● Йдучи у відпустку, ми узгоджуємо її з безпосереднім керівником і заводимо в Бітрікс24 для підтвердження● Для того щоб робочий процес проходив в звичному режимі, частину своїх обов'язків делегуємо колегам погодивши з керівником● В Зімбрі встановлюємо автовідповідь про відпустку● Щоб у відпустці нас не турбували, ставимо на робочий телеграм аватарку про відпустку, а також пишемо в телеграм старшому секретарю коротенький текст для подальшої публікації в Дайджест. Вказуємо своє ім'я та прізвище, період відпустки. Якщо є той, хто заміняє - пишемо його ім'я і прізвище● Ми поважаємо право кожного на відпустку і намагаємося всіляко не турбувати колегу

  • Прикінцеві положення

    ● Поважаючи себе, ми поважаємо оточуючих і навпаки● Простота і легкість в спілкуванні допомагає нам бути яскравими, несхожими на інших і відчувати себе на висоті● При виникненні будь-яких питань ми задаємо їх безпосередньо нашому візаві, а не збираємо домисли в кулуарах